Die aktuelle Lage stellt Firmen, Mitarbeiter*innen und Studierende vor neue Herausforderungen. Wir möchten Euch als TecLab gerne unterstützen, und suchen für Euch nach Tools, Angeboten und Informationen, die Euch z.B. das Leben im Homeoffice leichter machen können. Ihr könnt gerne selbst Links, Artikel, Netzwerke und Tools beisteuern! Wir freuen uns über eine Email an teclab@w-tec.de!
Kommunikation
Team-Meeting? Kundengespräch? Beratungsangebote? Und wie soll das jetzt gehen? Jenseits vom guten alten Telefon gibt es eine Reihe von digitalen Tools für Gespräche und Meetings per Videokonferenz. Wir stellen Euch einige kostenfreie Angebote vor.
Meetings für bis zu 100 Teilnehmer*innen mit einer Dauer von maximal 40 Minuten sind bei Zoom kostenlos. Ein Vorteil: Nur der Moderator bzw. Initiator des Meetings muss registriert sein. Die Einladung erfolgt per Link oder Meeting-ID. Für Gespräche mit maximal 2 Teilnehmer*innen gibt es übrigens kein Zeitlimit. Wie bei Teams gibt es einen Gruppenchat und die Möglichkeit, Dateien, Bilder etc. zu teilen. Die Teilnehmer*innen können sich auch per Telefon oder Handy in die Konferenz einwählen und so z.B. von unterwegs dabei sein.
Normalerweise eine kostenpflichtige Lösung, aber während der aktuell vorherrschenden Pandemie stellt Microsoft Teams für die nächsten sechs Monate in der Basisversion kostenfrei zur Verfügung. Neben Videokonferenzen besteht auch die Möglichkeit, Office Dateien zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Auch eine Chatfunktion ist enthalten. Der Nachteil: Irgendwann wird Teams wieder kostenpflichtig. Wenn Ihr bereits Office 365 nutzt, ist Microsoft Teams aber die richtige Wahl.
Skype ist wohl die bekannteste Software für Videokonferenzen. Was die Wenigsten wissen: Auch für Unternehmen ist die Nutzung kostenlos. Dabei ist die Nutzung eines privaten Accounts am einfachsten. Seit letztem Jahr können bis zu 50 Personen an einer Konferenz teilnehmen. Auch Euren Bildschirm könnt Ihr in der Videokonferenz teilen.
Wenn es mal nur um kurze Fragen nebenbei und schnelle interne Kommunikation geht, bietet sich ein Chatprogramm wie Slack an.
Slack bietet die Möglichkeit, verschiedene Channel anzulegen. Damit können innerhalb eines Teams oder einer Firma unterschiedliche Gesprächsgruppen oder Themenräume eingerichtet werden. Die Chat-Software lässt sich mit vielen anderen Tools verbinden, wie z.B. Google und Outlook Kalender, Zoom, Dropbox oder Google Drive.
Organisation & Produktivität
So ganz alleine im Home-Office zu arbeiten kann auch organisatorisch ungewohnt sein. Die Struktur und der Arbeitsrhythmus des Büros fehlen. Und auch die Koordination im Team wird plötzlich eine Herausforderung, wenn nicht mehr alle im gleichen Büro sitzen. Da können die folgenden Tools helfen.
Trello ist ein einfaches und übersichtliches Projektmanagement-Tool. Es ist browserbasiert und arbeitet mit Boards, auf denen Listen und Karten beliebig angeordnet werden können. Die kostenlose Basisversion enthält unbegrenzte persönliche Boards, Karten und Listen sowie maximal 10 Team-Boards. Die Karten können dabei Personen zugeordnet und mit Fristen versehen werden. Als Starthilfe haben wir euch unser TecLab Trelloboard als Vorlage beigefügt. Es ist wie ein Kanban Board aufgebaut und alle wichtigen Informationen findet ihr dort.
Eine Alternative zu Trello ist Asana, das in der Basisversion für Einzelpersonen und kleine Teams mit bis zu 15 Teammitgliedern kostenlos verfügbar ist. Das Projektmanagement-Tool ermöglicht die Verwaltung von Aufgaben, das Festlegen von Fristen und enthält einen Kalender. Asana lässt sich z.B. mit Slack, Dropbox und Gmail kombinieren.
Eine kurzfristig kostenlose Komplettlösung bietet das Remotely Bundle von Zoho. Es enthält neben Apps für Videokonferenzen, Chats, und gemeinsames Arbeiten an Dateien auch eine Lösung für Projektmanagement. Auch ein Cloudspeicher und eine App zum einfachen Erstellen von Online-Schulungen sind dabei. Zoho stellt dieses Bundle bis zum 1.Juli 2020 kostenlos zur Verfügung.
Wir hoffen, dass die Arbeit im Homeoffice mit dem einen oder anderen dieser Tipps einfacher für Euch wird. Und nicht vergessen: Pausen einlegen und vom Schreibtisch aufstehen!
